Automatizar una correduría: por dónde empezar sin liarla

Automatizar mal es peor que no automatizar. Un proceso automático que se equivoca lo hace muchas veces y muy deprisa, y encima nadie se entera hasta que llama un cliente.

El orden importa. Estas son las cuatro por las que conviene empezar, elegidas porque son repetitivas, tienen reglas claras y su error se detecta rápido.

1. La carga de las compañías

Es la primera por dos motivos: quita muchísimo tiempo y el resultado se verifica solo. Si un fichero no entra, se nota al día siguiente.

Empieza por las dos o tres compañías con las que más volumen tienes.

2. Los avisos de vencimiento y cobro

Que el cliente sepa que se le va a girar un recibo antes de que se le gire evita devoluciones y llamadas. Es un aviso automático, con una plantilla y una fecha, y prácticamente no tiene riesgo.

3. Las tareas que nacen de un hecho

Un recibo devuelto genera una tarea. Una póliza nueva genera una llamada de bienvenida a los siete días. Un siniestro sin movimiento en diez días genera un aviso.

Aquí está el mayor retorno por esfuerzo: son reglas simples que evitan que las cosas se caigan por el hueco entre dos personas.

4. Las respuestas repetidas

El duplicado del recibo, el certificado, la fecha de vencimiento, la carta verde. Son la mitad del correo que entra en una correduría y todas tienen la misma respuesta.

Lo que conviene dejar para más adelante

• La negociación de siniestros complicados. Necesita criterio y contexto que no está en la base de datos.
• Las bajas de clientes con historia. Merecen una llamada de una persona.
• Cualquier cosa que implique un compromiso económico sin revisión previa.

Una regla que ahorra disgustos

Todo proceso automático debe poder pausarse en un clic y dejar registro de lo que hizo. Si algo sale mal, quieres poder pararlo sin llamar a nadie y reconstruir después qué pasó.